coaching4smart

Posts Tagged ‘zarządzanie czasem’

Opowiadanie o zarobionym czasie

In Anegdoty, Codzienne wpisy o narzędziach w coachingu on 26/09/2014 at 05:00

Przeczytaj proszę opowieść, a następnie pisemnie odpowiedz na parę pytań (mogą to być odręczne notatki). Sądzę, że zajmie Ci to ok. 5 minut.
A zatem…

„W Paryżu żyła pewna rodzina, która pewnego razu zaprosiła do siebie swoich krewnych. Spędzili oni tu ponad tydzień. Jednak czas szybko minął i nadeszła chwila rozstania. Pożegnaniom nie było końca, tak że goście o mały włos nie spóźnili się na pociąg. Pan domu postanowił odwieźć krewnych na dworzec, a że nie miał samochodu, wszyscy udali się do tramwaju. W ostatniej chwili udało im się wskoczyć do wagonu. Goście, lekko zdyszani, zaczęli między sobą rozmawiać i wtedy jedna z osób powiedziała:

     – No to dzięki temu, że zdążyliśmy na ten tramwaj, zarobiliśmy jakieś 10 minut. Mały Piotruś, który też przyjechał do Paryża, słysząc te słowa zapytał:

     – I co teraz zrobimy z tymi minutami?

     Tak to już jest, że przez połowę naszego życia zastanawiamy się, co zrobić z czasem, który chcielibyśmy dobrze wykorzystać. W taki oto sposób tracimy cenny czas, który udało się nam „zarobić” w pocie czoła.”

Marcin Melon

I teraz pytania:

Co czujesz po przeczytaniu?

Jaka mądrość płynie dla Ciebie z tej przypowieści?

Co chcesz z tej przypowieści wziąć dla siebie?

Jeżeli chcesz się z nami skontaktować w sprawie sesji coachingowych oraz warsztatów i szkoleń, prosimy napisz do nas.

Autorka wpisu: Dominika Piórecka

Reklamy

Technika Pomodoro, czyli najprostsza metoda zarządzania czasem

In Codzienne wpisy o narzędziach w coachingu, Zarządzanie czasem on 16/06/2014 at 05:00

Twórcą tej techniki zarządzania czasem jest Włoch, Francesco Cirillo. Nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora (wł. Pomodoro).

logo

Źródło.

Skrócony opis metody:

  • zapisz listę zadań do wykonania na każdy dzień, nadaj im priorytety i zastanów się ile Pomodoro będzie każde z nich trwać, a następnie zacznij kolejno je realizować (Niech tych najważniejszych zadań nie będzie więcej niż 3.),
  • weź jakiekolwiek urządzenie, w tym czasomierz i poświęć 25 minut (tyle trwa jedno Pomodoro) na zrealizowanie zdania w całości lub w części (5 minut w tych 25, pozostaw na „poślizg”!),
  • po upływie 25 minut zaznacz zadanie jako wykonane, bądź w przypadku jedynie częściowego wykonania wyznacz datę, kiedy znowu się nim zajmiesz (Pracuj nad wykonaniem zadania do czasu, aż minie 25 minut. Nie przerywaj sobie i nie pozwól, żeby ktoś inny Ci przerwał. To tylko 25 minut. Czasomierz powinien być tak ustawiony, żebyś widział/a ile czasu pozostało do końca. Pracuj nad zadaniem w wyznaczonym czasie, dopóki nie zadzwoni czasomierz. Czas Ci sprzyja. To Twój przyjaciel i wsparcie.),
  • po upływie 25 minut zrób sobie obowiązkową 5 minutową przerwę!,
  • po wykonaniu 4 Pomodoro, przerwa powinna być dłuższa, tj. 15-30 minut.

Zasady rządzące techniką Pomodoro:

  1. Pomodoro jest niepodzielne, czyli jeżeli zaczniesz nad czymś pracować to przerwę możesz sobie zrobić dopiero za 25 minut.
  2. Jeżeli zadanie wymaga więcej niż 5-7 Pomodoro, należy je podzielić na mniejsze części.
  3. Jeżeli zadanie zajmie Ci mniej niż jedno Pomodoro, należy uzupełnić czas o kolejne krótkie zadanie/a tak, żeby wypełnić całe Pomodoro.
  4. Kolejne Pomodoro pójdzie Ci łatwiej.
  5. Technika Pomodoro nie powinna być wykorzystywana w Twoim czasie wolnym i być zarezerwowana jedynie do ważnych zadań.

Jeżeli chcesz się z nami skontaktować, w tym także w sprawie warsztatów i szkoleń, prosimy napisz do nas.

Autorka wpisu: Małgorzata Wąsowska

 

 

Bajka o właściwej porze

In Anegdoty, Codzienne wpisy o narzędziach w coachingu on 28/06/2013 at 05:00

Na początek bajka:

Pewien król pomyślał sobie kiedyś, że wszystko robiłby prawidłowo, gdyby znał właściwą na to porę; gdyby zawsze wiedział, z jakimi ludźmi ma przestawać, a z jakimi nie; i gdyby zawsze miał rozeznanie, które z jego dzieł jest najważniejsze. Zwołał wszystkich uczonych mężów swojego kraju, ale udzielili mu oni odpowiedzi, które nie były dla niego zadowalające.

Postanowił wówczas spytać o to słynącego z wielkiej mądrości pustelnika. Pustelnik przekopywał właśnie grządki przed swoją chatą i sprawiał wrażenie wyczerpanego. Król wziął łopatę i kopał godzina po godzinie ziemię, zaś pustelnik przez cały czas milczał.
O zmierzchu przyszedł z lasu brodaty mężczyzna z ciężkimi obrażeniami. Pustelnik wraz z królem pielęgnowali go, jak tylko mogli najlepiej. Tak to zastał ich wieczór. Król był w końcu tak zmęczony, że zasnął na progu. O świcie brodaty mężczyzna wyznał mu słabym głosem, że chciał go zabić z powodu wyroku śmierci dla swego brata, ale teraz, skoro uratował mu życie, będzie służył królowi po kres swoich dni wraz ze swoimi synami. Król wybaczył mężczyźnie, obiecał przysłać swojego lekarza i udał się ponownie do pustelnika, aby przedłożyć mu swoje trzy pytania.

„Już przecież otrzymałeś odpowiedź” – odrzekł pustelnik. „Gdybyś wczoraj nie przejął mojej pracy, człowiek ten napadłby na ciebie. A zatem kopałeś moje grządki we właściwej porze, ja byłem najważniejszym człowiekiem, zaś najważniejszym dziełem było wyświadczone mi dobro. Następnie był czas na pielęgnowanie tego zranionego człowieka, to było wtedy rzeczą najważniejszą; inaczej wykrwawiłby się bez pojednania z tobą. Wówczas to on był dla ciebie najważniejszych człowiekiem, a to, co dla niego zrobiłeś, najważniejszym dziełem. Zapamiętaj więc sobie:

Najważniejszym czasem jest zawsze dana chwila. Najważniejszym człowiekiem jest zawsze ten, z którym los nas w danej chwili zetknął. A najważniejszym dziełem jest zawsze czynienie mu dobra. To jest życiowym powołaniem człowieka.

 Lew N. Tołstoj

I teraz pytania:

Co czujesz po przeczytaniu?

Jaka mądrość płynie dla Ciebie z tej bajki?

Co chcesz z tej bajki wziąć dla siebie?

Jeżeli chcesz się z nami skontaktować w sprawie sesji coachingowych oraz warsztatów i szkoleń, prosimy napisz do nas.

Autorka wpisu: Dominika Piórecka

Metoda Alpen

In Codzienne wpisy o narzędziach w coachingu, Zarządzanie czasem on 19/12/2012 at 05:00

Praca, hobby, życie rodzinne, święta, etc. Jak zaplanować czas? Jak to zrobić? Czasem osoby coachowane chciałaby lepiej planować czas oraz kończyć rozpoczęte zadania. Z pomocą przychodzi metoda ALPEN, która może zostać zastosowana do przygotowania harmonogramu dnia. Jej użycie wymaga konsekwencji, gdyż konieczne jest systematyczne jej stosowanie na początku każdego dnia. Metoda ta przynosi jednak dobre efekty przy stosunkowo małym wysiłku (około 15 minut).

W metodzie ALPEN wyróżnia się pięć etapów:

  1. (niem. Aufgaben)  Zrób listę zadań na dany dzień. Na liście powinny się znaleźć zadania: z planu tygodniowego lub miesięcznego; niezrealizowane z poprzedniego dnia; te, które pojawiły się dzisiaj, są do załatwienia jutro i są Twoje (por. wpis ) oraz zadania rutynowe.
  2. (niem. Länge schätzen)  Oszacuj czas trwania każdego zadania i zsumuj te czasy.
  3. (niem. Pufferzeiten einplanen)  Zaplanuj dzień z użyciem czasu z punktu powyżej, pamiętając o regule 60:40 , czyli zarezerwuj czas na nieprzewidziane rzeczy. Weź też pod szczególną uwagę te zadania, które spełniają prawo 20:80 . Chodzi o to, żeby zaplanować jedynie 60% czasu do dyspozycji, czyli np. 5 godzin z 8 godzinnego dnia pracy lub 14 godzin z 24 danym dniu oraz zająć się zadaniami, które przyniosą największe korzyści przy minimalnym wysiłku.
  4. (niem. Entscheidungen treffen) Określ priorytety do zadań, przeanalizuj je, wykonaj analizę PERT , ewentualnie skróć czas ich realizacji oraz deleguj część stosując metodę Eisenhowera (podział na ważne, pilne, nieważne i niepilne) lub analizę ABCDE . Pamiętaj, że deleguje się zadanie, które nie są dla Ciebie strategicznie ważne.
  5.  (niem. Nachkontrolle) Kontroluj postęp prac i celebruj końcowe etapy wykonania. Rzeczy niezrealizowane w danym dniu przenieś do katalogu zadań nierealizowanych i zajmuj się nimi w kolejnym dniu z zastosowaniem metody ALPEN.

Jeżeli chcesz się z nami skontaktować, w tym także w sprawie warsztatów i szkoleń, prosimy napisz do nas. Prosimy o kontakt mailowy także w sprawie indywidualnych sesji  coachingowych.

Autorka wpisu: Małgorzata Wąsowska

Prawo Parkinsona, czyli nożyczki czasu

In Informacje z netu on 24/10/2012 at 10:46

Oto link na ten temat: http://www.homocreatore.pl/wiedza_ciekawostki_artykuly?more=141023693

Autorka wpisu: Małgorzata Wąsowska

Osobowość, a zarządzanie samym sobą

In Codzienne wpisy o narzędziach w coachingu, Zarządzanie czasem on 17/10/2012 at 05:00

Życie to systematyczna praca nad sobą. To kształtuje osobowość. Prof. dr Jorg Konblauch w książce pt. „Sztuka zarządzania samym sobą” opisuje 4 etapy kształtowania osobowości:
Etap 1: Obserwacja siebie: Jak to robię? Jak reaguję? Jak traktuję innych ludzi?

Etap 2: Poznanie samego siebie, czyli analiza tego, co udało się zaobserwować powyżej w punkcie jeden: Jakie są moje typowe zachowania? Z jakiego powodu i kiedy w określonych sytuacjach tak, a nie inczej, się zachowuję? Co powoduje, że zachowuję się inaczej?

Etap 3: Samokrytyka, czyli określenie tego, co hamuje mój osobisty rozwój, np. odkryte podczas uważnej obserwacji takie zachowania, które mi szkodzą. Chodzi o określenie obszarów do zmian.

Etap 4: Wychowanie samego siebie, czyli wyciągnięcie wniosków z wykonania działań wynikających z punktu trzy i konsekwentne działania w celu zmiany zachowań. Wymaga to wewnętrznej siły, motywacji, odwagi, rozsądku i zrozumienia.

Podczas jednego z ostatnich warsztatów, jakie miałam przyjemność prowadzić pojawiło się pytanie: Które z narzędzi do zarządzania czasem jest najlepsze? Które zastosować w pracy ze sobą?

Najbardziej naturalna odpowiedź to: To zależy. Narzędzi jest bardzo wiele. Oto linki do niektórych z nich. Oto kolejny. Jedne są lepsze, a inne gorsze. Każdy zapewne znajdzie coś dla siebie. Jesteśmy najbardziej efektywni o określonych porach, mamy różne talenty (Oto link.), obowiązuje zasada 20/80, mamy określony system wartości, różne rzeczy nas motywują, żyjemy w określonym środowisku, itd.

Aby wybrać dla siebie określoną metodę zarządzania swoim czasem i to w sposób najbardziej efektywny można zatem skorzystać z powyższej metody Konblaucha, czyli poeksperymentować z różnymi metodami np. Deminga, Modelem OODA Loop, Teorią ograniczeń, poobserować siebie, podjąć decyzję i działania.

Praca ze sobą jest długoterminowym procesem zarządzania samym sobą. Rzadko udaje się w takich przypadkach pójść na skróty ;-(

Jeżeli chcesz się z nami skontaktować, w tym także w sprawie warsztatów i szkoleń, prosimy napisz do nas.

Autorka wpisu: Małgorzata Wąsowska

„The pickle jar theory”, czyli zarządzanie czasem

In Codzienne wpisy o narzędziach w coachingu, Zarządzanie czasem on 16/10/2012 at 05:00

Teoria ta wykorzystywana jest do zarządzania czasem i jest prosta oraz skuteczna. Może być stosowana przez każdego, kto chce stworzyć skuteczny plan działania. To sposób zarządzania czasem poprzez zrobienie rzeczy o najwyższym priorytecie i celów, które chcesz osiągnąć w pierwszej kolejności.

Najważniejsze zadania robione są w pierwszej kolejności co przybliża Cię do celu a w rezultacie pozwala poświęcić więcej czasu na czynności, które są dla Ciebie przyjemnością.

Aby efektywnie zarządzać czasem wyobraź sobie duży pusty słoik. Weź 3 lub 4 duże kamienie i umieść je w słoiku.

Potem weź garść małych kamyków i również je wrzuć. Potrząśnij słoikiem, aby wypełniły puste miejsca między dużymi kamieniami.

Myślisz, że słoik jest już pełny? To teraz dosyp jeszcze piasku. Wypełni on luki między dużymi i małymi kamieniami.

A na samym końcu zalej słoik wodą.

Teoria głosi, że życie jest jak przysłowiowy słoik. Możemy też odnieść go do planowania dnia i zidentyfikować te sprawy, które są najważniejsze, czyli 3-4 „kamienie” lub duże priorytetowe zadania/cele długoterminowe, dodać do tego mniejsze zadania/cele krótkoterminowe o niższym priorytecie oraz piasek, który odpowiada zadaniom rutynowym. Woda jest odpowiednikiem czasu osobistego, przeznaczonego na hobby i dla rodziny.

W słoiku jest wiele rzeczy, ale istotna z punktu widzenia jakości życia jest kolejność i znaczenie każdego z elementów. Jeśli zaczniesz od końca, czyli wody i piasku nic więcej się nie zmieści i zabraknie miejsca na elementy, które nadają życiu sens. Jeśli chciałbyś zmieścić zbyt dużo ważnych celów np. 10 dużych kamienii – słoik nie wytrzyma i pęknie.

Jeżeli chcesz się z nami skontaktować w sprawie sesji coachingowych oraz warsztatów i szkoleń, prosimy napisz do nas.

Autorka wpisu: Dominika Piórecka

Metoda ABCDE w zarządzaniu czasem

In Codzienne wpisy o narzędziach w coachingu, Zarządzanie czasem on 22/08/2012 at 05:00

Jedną z metod stosowanych w zarządzaniu czasem jest metoda ABCDE. Polega ona na przypisywaniu priorytetów zadaniom, w zależności od tego, jakie mogą pojawić się konsekwencje ich zrealizowania lub nie wykonania.

I tak:

A – są to najważniejsze zadania, których wykonanie będzie rodziło największe konsekwencje dla Ciebie, w tym zadania pilne np. nie zapłacenie rachunku za gaz może skutkować wezwaniem do zapłaty i dodatkowymi opłatami, a nawet w jednym z kolejnych kroków wstrzymaniem jego dostaw, bądź brak wizyty u klienta może spowodować trudną rozmowę z szefem, etc.

Jeżeli na liście z zadaniami masz np. 3 zadania oznaczone literką A, możesz dodatkowo przyznać im priorytety, np. A1, A2, A3. Warunkiem przejścia do wykonywania zadań oznaczonych literkami A2 jest wykonanie tych oznaczonego A1. Podobnie w kolejnych krokach. Żeby zacząć wykonywać zadania z niższego poziomu, konieczne jest ukończenie tych z wyższego.

Zasadą jest, że zadania się kończy! Jeżeli zadania można wykonywać jednocześnie, można oba oznaczyć np. A1.

B – to zadania ważne, które wymagają realizacji, choć konsekwencje ich braku wykonania są równie dotkliwe, jak tych z pozycji A. Przykłady: wysłanie zapytania, odbiór korespondencji, zrobienie prania, etc.

C – to zadania, które warto by było wykonać, choć nie rodzą konsekwencji. W tej kategorii zwykle są zadania, które sprawiają przyjemność, czyli np. telefon do koleżanki lub kolegi, wyjście do kina, etc.

D – oznacza się zadania, które są do wykonania, ale można je delegować. Są to zadania, które inni mogą zrobić za Ciebie. Nie musisz robić wszystkiego tylko dlatego, że potrafisz to zrobić. Inni też mogą to zrobić, choć może nieco inaczej… To nic nie szkodzi. Ważne, że będą zrobione.

E – to zadania nieistotne, czyli takie, które spokojnie można wyeliminować.

W zarządzaniu czasem ważne jest nie tylko to, co trzeba zrobić, ale też umiejętnie eliminowanie te czynności i zadań, które są nieistotne i nie przynoszą specjalnie żadnych korzyści. Jeśli coś nie musi być zrobione, ma nie być zrobione.

Jeżeli chcesz się z nami skontaktować, w tym także w sprawie warsztatów i szkoleń, prosimy napisz do nas.

Autorka wpisu: Małgorzata Wąsowska

Reguła 60/40

In Codzienne wpisy o narzędziach w coachingu on 31/07/2012 at 05:00

Zdarza Ci się nie zrealizować zadań w wyznaczonym terminie? Masz tak napięty grafik, że nie masz czasu na przerwę? A może odkładasz wszystko na później?

Zarządzanie czasem to ważna umiejętność szczególnie kiedy ważny jest czas reakcji na bieżące sytuację. Do tego dochodzi jeszcze natłok „istotnych” informacji, które dochodzą do nas z każdej strony.

Powstaje pytanie: Jak zaplanować czas, aby mieć poczucie dobrze wykonanej pracy? Jak realnie określić czas na czynności, które mamy do wykonania?

Teoria zarządzania czasem prezentuję rozwiązanie w postaci „reguły 60/40”, czyli 60% czasu przeznaczasz na zaplanowane czynności, natomiast pozostałe 40% rezerwujesz na czynności nieprzewidziane. Dodatkowo 40% można podzielić na:
– 20% czynności nieoczekiwanych, czyli nagłe, których nie można zaplanować,
– 20% czynności spontaniczne, to czas na aktywną pracę twórczą.

A ty w jaki sposób planujesz swój czas?

Jeżeli chcesz się z nami skontaktować w sprawie sesji coachingowych oraz warsztatów i szkoleń, prosimy napisz do nas.

Autorka wpisu: Dominika Piórecka

Co przy drzwiach, a co za drzwi?

In Codzienne wpisy o narzędziach w coachingu, Zarządzanie czasem on 11/07/2012 at 05:00

Czy pamiętacie wpis naszej koleżanki coacha o złodziejach czasu? Moim zdaniem znakomity i życiowy 😉

W jednym z poprzednich wpisów było m.in. o kole samoświadomości wykorzystywanym do zarządzania czasem.

Jako, że każdy jest trochę inny, tym razem zaproponuję kolejne narządzie. Dzisiaj będzie wpis o organizacji spraw, dokumentów, informacji, itp.

Zwykle jest tak, że jeżeli coś jest dla nas ważne np. dokumenty, które chcemy ze sobą zabrać i nie zapomnieć, kładziemy je uporządkowane, zapakowane i przejrzane przy wyjściu tuż przy drzwiach lub na biurku w „widocznym” miejscu.

Gdy uznamy, że tego nie potrzebujemy, zwykle wystawiamy to za drzwi lub wrzucamy do kosza.

Tym razem proponuję uporządkować swoje sprawy, dokumenty, projekty, etc. tuż przed wakacyjnym wyjazdem i dokonać zdecydowanych działań: ważne, czyli uporządkowane i warte uwagi, albo niepotrzebne śmieci, z którymi czas się rozstać. Co zrobić z resztą? O tym było m.in. w jednym z poprzednich wpisów. A będą też niebawem kolejne.

Kiedyś gdzieś czytałam wyniki badań, które wskazywały, że potrzebujmy ok. 6 godzin tygodniowo na posegregowanie i przydzielenie spraw, dokumentów, etc. oraz ok. 8 godzin na podjęcie decyzji, co z nimi zrobić. Warunek: robimy to systematycznie 🙂

Warto segregować i podejmować decyzje, gdyż pozwala to na uniknięcie  „czarnych dziur” i innych pożeraczy czasu, jak też marnotrawstwa energii i zajmowania się sprawami mało ważnymi. Co dostajemy w zamian: mniej stresu, więcej czasu na kreatywne myślenie i działanie. A zatem zróbmy krok naprzód i  uporządkujmy nasze sprawy przed wakacjami, a nawet więcej- róbmy to systematycznie.

A Wy jakie macie sprawdzone metody organizacji swojego czasu, zadań, czy dokumentów i spraw? Proszę podzielcie się nimi. 🙂

Jeżeli chcesz się z nami skontaktować, w tym także w sprawie warsztatów i szkoleń, prosimy napisz do nas.

Autorka wpisu: Małgorzata Wąsowska

%d blogerów lubi to: