coaching4smart

Metoda ABCDE w zarządzaniu czasem

In Codzienne wpisy o narzędziach w coachingu, Zarządzanie czasem on 22/08/2012 at 05:00

Jedną z metod stosowanych w zarządzaniu czasem jest metoda ABCDE. Polega ona na przypisywaniu priorytetów zadaniom, w zależności od tego, jakie mogą pojawić się konsekwencje ich zrealizowania lub nie wykonania.

I tak:

A – są to najważniejsze zadania, których wykonanie będzie rodziło największe konsekwencje dla Ciebie, w tym zadania pilne np. nie zapłacenie rachunku za gaz może skutkować wezwaniem do zapłaty i dodatkowymi opłatami, a nawet w jednym z kolejnych kroków wstrzymaniem jego dostaw, bądź brak wizyty u klienta może spowodować trudną rozmowę z szefem, etc.

Jeżeli na liście z zadaniami masz np. 3 zadania oznaczone literką A, możesz dodatkowo przyznać im priorytety, np. A1, A2, A3. Warunkiem przejścia do wykonywania zadań oznaczonych literkami A2 jest wykonanie tych oznaczonego A1. Podobnie w kolejnych krokach. Żeby zacząć wykonywać zadania z niższego poziomu, konieczne jest ukończenie tych z wyższego.

Zasadą jest, że zadania się kończy! Jeżeli zadania można wykonywać jednocześnie, można oba oznaczyć np. A1.

B – to zadania ważne, które wymagają realizacji, choć konsekwencje ich braku wykonania są równie dotkliwe, jak tych z pozycji A. Przykłady: wysłanie zapytania, odbiór korespondencji, zrobienie prania, etc.

C – to zadania, które warto by było wykonać, choć nie rodzą konsekwencji. W tej kategorii zwykle są zadania, które sprawiają przyjemność, czyli np. telefon do koleżanki lub kolegi, wyjście do kina, etc.

D – oznacza się zadania, które są do wykonania, ale można je delegować. Są to zadania, które inni mogą zrobić za Ciebie. Nie musisz robić wszystkiego tylko dlatego, że potrafisz to zrobić. Inni też mogą to zrobić, choć może nieco inaczej… To nic nie szkodzi. Ważne, że będą zrobione.

E – to zadania nieistotne, czyli takie, które spokojnie można wyeliminować.

W zarządzaniu czasem ważne jest nie tylko to, co trzeba zrobić, ale też umiejętnie eliminowanie te czynności i zadań, które są nieistotne i nie przynoszą specjalnie żadnych korzyści. Jeśli coś nie musi być zrobione, ma nie być zrobione.

Jeżeli chcesz się z nami skontaktować, w tym także w sprawie warsztatów i szkoleń, prosimy napisz do nas.

Autorka wpisu: Małgorzata Wąsowska

Reklamy
  1. Dzień dobry !
    Mam kilka pytań co do tej metody, może mogłaby mi Pani pomóc?
    Żeby nie marnować Pani czasu, już je zadaje :
    1) Zadania A to są też zadania pilne, w takim razie od czego zależy to czy zadanie będzie A1, czy B2 ? A, b, C to są oznaczenia ważności/priorytetów, a cyferki? Ja to robię tak, ze A, B, C, D to są ważność, a cyferki pilność.
    2 Jak rozkładają się zadania , gdy ma się jakiś cel? wtedy konsekwencją jest niezrealizowanie celu, a co się z tym wiąże konsekwencja od tego celu idąca dalej prawda? I wtedy A to zadanie, którego niezrealizowanie sprawi, ze cel zostanie niewykonany i niewykonanie celu da największe konsekwencje?
    3 Proszę mi potwierdzić tylko, ze gdy cel jest np. o naprawę związku, to wyjście na kawę nie jest już wtedy celem C, tylko A, lub B prawda?
    4 Jaka jest różnica między zadaniami A, a B ? Mogłaby Pani podać, ze 3 przykłady na zadania A i B?

    Pozdrawiam
    Damian

    • Witam Damianie,
      To metoda, którą należy rozumieć prosto.
      A, B, C, D to ważność, a cyferki to pilność, czy też czasem też kolejność.
      Żeby zrealizować cel za pomocą tej metody trzeba ułożyć sobie po kolei zadania, przypisać im ważność i priorytety i już.
      Brak realizacji kolejnego zadania, może w zależności od jego ważności zaprzepaścić realizację celu, bądź być bez aż takiego wpływu. Wszystko zależy od ważności i pilności.
      Różnica między A i B jest subiektywna. Każdy ma własną miarę, bo każdy jest inny. Trzeba trochę poeksperymentować z własnymi miarami.
      Przykład: Chce wyremontować mieszkanie w założonym czasie (zawsze cel jest formułowany w pozytywny sposób). Kluczowa dla mnie jest koncepcja i wybór sposobu przeprowadzenia remontu, ale zadanie jakoś mnie szczególnie nie absorbuje w tej chwili: wyznaczam mu ważność C. Jeżeli jest to dla mnie sprawa drugorzędna i mało pilna, to przypisuję temu priorytet 3. Mam w tej chwili ważniejsze sprawy, niż remont. Ale to przyjrzenie się temu celowi, jakim jest remont sprawia, że od razu widać, jakie mam podejście do tej sprawy. To nastręcza kolejne pytania: czy naprawdę chcę się zajmować? A może czas, który zajmuje mi ta sprawa, mogę wykorzystać bardziej efektywnie?
      Mam nadzieję, że pomogłam. 😉
      Pozdrawiam serdecznie,
      Małgosia

  2. Pani Małgosiu !

    Posłużę się swoją listą :

    Sprobowac zrobic obiad w nie wiecej niz 2 h
    Wykonac etap celu X na tyle ile osiagalne to w ciagu godziny
    Rozliczyc pieniadze
    ustawic dzien na tyle ile to osiagalne wg metody abcde w ciagu 30 min
    Przypomniec sobie potrzebne informacje do pracy
    Odebrac czesc rzeczy z poprzedniego domu
    umyc wlosy
    Wypuscic zwierzeta na zewnatrz

    i teraz takie to będzie miało dla mnie konsekwencje wg. mnie

    B Sprobowac zrobic obiad w nie wiecej niz 2 h – nie zrobie obiadu, nie bede mial co jesc w pracy, bede musial wydac 10-12 zlotych na obiad, mam jeszcze z czego, bo budzet na takie wydatki jest zresetowany. WIec wydaje mi sie, ze dla mnie jest to B ( z drugiej strony wolalbym ten obiad zrobic i miec te pieniadze i )

    Przemyslec trudna sytuacje w pracy i sprobowac znalezc jakiejs rozwiazanie na tyle ile osiagalne to w ciagu godziny – no jak tego nie zrobie to gdy sytuacja sie powtorzy moge znowu nie wiedziec co zrobic, przez to miec stres, a dodatkowo moze bede obciazony jakimis finansowymi rzeczami, wiec wydaje mi sie to A.

    Rozliczyc pieniadze – jak tego nei zrobie nie bede wiedzial ile mam pieniedzy, czy jestem pod kreska, czy utrzymuje sie w budzetach, nie zamkne poprzedniego miesiaca i z kazdym dniem bedzie mi troche ciezej zeby go zamknac i nie jestem pewien ile pieniedzy mam, ale jak jeden czy dwa dni przetrzymam to sie nic nie stanie, bo nastepny najblizszy termin jest za 2 dni, a wtedy byloby to juz troche wyzej na liscie.

    ustawic dzien na tyle ile to osiagalne wg metody abcde w ciagu 30 min – tego jak nie zrobie to nastepnego dnia nei bede wiedzial od czegos sie zabrac moge nie zrobic tego co jest istotne bede musial posiwecic czas na to zeby to przeplanowac, konsekwencje beda takie, ze strace z godzine dnia, ale tez takie, ze bede przez dwa dni zyl w niepewnosci , wiec niby wydaje sie B. ( Z drugiej strony wydaje mi sie, ze to bardzo pomaga i chciałbym to zrobić)

    Przypomniec sobie potrzebne informacje do pracy – jak tego nie zrobie i trafi sie jutro kontrola to moge miec nieprzyjemne konsekwencje zwiazane z tym, ze nie mamodpowiedniej wiedzy, potem moze byc mi ciezko sie usprawiedliwiać, albo mogę sprawić wrażenie, że jestem niekompetentym pracownikiem i gdy będzie poważny problem, wydaje sie byc A

    Odebrac czesc rzeczy z poprzedniego domu – jak tego nei zrobie to moze sie ktos u kogo mieszkalem zirytowac( choc nie powinien bo go znam, ale nie mam pewnosci) i potem jak sie zirytuje to moge jeszcze miec z nim jakies problemy, choć będę musiał ją co najwyżej przeprosić i wydaje mi sie, że to nie bedzie jakiś problem dla niej, bo ona taka jest, ale pewnosci nie mam , więc daje B ale znowu nie jestm pewien, bo moze akurat sie zezlosci a mi zalezy na tej relacji

    umyc wlosy – jak tego nie zrobie to nie bede mogl powrocic do tybu kuracji, ktora rozpoczalem, a do tego bedzie wiekzse prawdopodobienstwo tego, ze w razie jej niepowodzenia, bedzie to moja wina, a nie lekow ( tylko problem jest taki, ze średnio wierzę w jej skuteczność i tak naprawdę zaczyna mieć to dla mnie drugorzędne znaczenie, ale pewności nie mam) choć z drugiej strony straciłem nadzieję, na działanie tego i jestem w rozterce, czy A czy B, więc ide dalej myslę, że może potem ten kto mi to zaoferował bedzie miał większe prawdobodobieństwo przyznania winy mi nie jemu, choć mineło już tyle dni, że nie wiem czy warto. I jestem w kropce. Założyłem więc, że w takich wypadkach daje sobie to jako A, więc daje A

    Sprobowac Wypuscic zwierzeta na zewnatrz – znowu, jak tego nie zrobie mogę mieć nieprzyjemna sytuacje z wlascicielka domu, a przez to moze trzeba bedzie ja przepraszac, w sumie nic strasznego, ale zwierzeta no maja okreslonyy czas na to, wiec tez nie do konca wiem, czy A czy B i czy jest to pilne czy nie?. Wydaje się B bo mysle, ze jak ja przeprosze to bedzie ok, ale z kolei A bo moge sobie spalić pierwsze dobre wrażenie, a do tego jest to pilne bo one maja jakis tam swoj czas, ale nie jest to tak wazne i w takim czyms się gubie. Wydaje mi się, że te zwierzeta, a do tego to zalezy od dalszych konsekwencji tego, w tym przypadku, ze moga nasikac, albo znowu moge stracic dobra relacje na ktorej mi zalezy. Dam A. ;/

    Ale teraz co do pilności/ewentualnie do priorytetów[ bo jakoś pilność nie pasuje mi tutaj] :

    B3 Sprobowac zrobic obiad w nie więcej niż 2 h
    A3 Wykonac etap celu X na tyle ile osiagalne to w ciagu godziny
    B4 Rozliczyc pieniadze
    B2 ustawic dzien na tyle ile to osiagalne wg metody abcde w ciagu 30 min
    A2 Przypomniec sobie potrzebne informacje do pracy
    B1 Odebrac czesc rzeczy z poprzedniego domu
    A4 umyc wlosy
    A1 Wypuscic zwierzeta na zewnatrz

    I teraz pytania do tego :

    1 Czy to tez nie jest tak, ze zadania z listy, muszą być koniecznie tak przemyślane, ze na pewno je wykonam dzisiaj?Bo mam takie przekonanie, a ono strasznie utrudnia mi tu pracę. Stresuję się tym, ze co się stanie jak ich nie wykonam. Z kolei dawniej myślałem, ze chodzi o to, że jeśli zadanie jest A – to musi być wykonanie dzisiaj i koniec. Zadanie B może być wykonane dzisiaj, ale jak trzeba będzie je przełożyć, bo nie zdarzę – świat się nie zawali.C to już zupełnie, bez żadnej presji.

    2 Co to są zadania pilne?
    Pytam bo wydawało mi się, że tu chodzi o to, że A B C to to jak duże, poważne dla mnie zadanie wywoła konsekwencje, a literki to to które z nich są najważniejsze, bo rodzą największe konsekwencje .Wydawało mi się, że Pilne to te które trzeba wykonać szybciej, czyli jednoznaczne z A bo ważne i wysokimi cyferkami bo ich konsekwencje też są duże, ale .

    Np .Zadanie z tym zeby sprawdzic czy worek na smieci jst pelen, jest do dla mnie powazna konsekwencja, bo strace dobra relacje gdy tego nie zrobie, a do doprowadzi do klotni i dodatkowo rpzeleje czare goryczy na moja niekorzysć, a w jest ono pilne bo ktos moze to zrobic przede mna, a chodzi o to, zeby ktos zauwazyl, ze tez o to dbam. Więc dla mnie byłoby to na pewno A i to 1, jeśli nic by tego nie przebiło.

    3 Czy to jest tak ,ze trzeba poświecić cześć zadań na rzecz innych ? Chyba o tym Pani myślała prawda?

    4 Jak Pani by tę liste ułożyła?

    Mam problem z tym ,ze wydaje mi się, ze powinienem robić rzeczy które są najgorsze ( czyli np rozliczenie pieniędzy, bo wymaga liczenia, myślenia, skupienia, mimo, ze tutaj wydaje mi się to rzeczą B], co Pani o tym sądzi? Brać to pod uwagę ?Wydaje mi się, że powinny interesować mnie wyłącznie konsekwencje.

    Przepraszam za ogrom informacji, po prostu chcę to dobrze o ile nie bardzo dobrze zrozumieć. ;/

    Pozdrawiam!
    Damian

    • Witaj Damianie,
      Widzę, że jest wiele wątków. Uzupełniająco polecam książkę „Paradoks wyboru. Dlaczego więcej oznacza mniej.”, której autorem jest Barry Schwartz. Być może dobrze by było porozmawiać o różnych możliwościach, które Ci przychodzą do głowy także np. z psychologiem. Czasem najlepsza metoda nie jest najlepsza z punktu widzenia dylematów i decyzji przed którymi stoimy. Kontakt z drugim człowiek i dodatkowo specjalistą pozwala spojrzeć na dokonywane wybory i życie z całkiem nowej perspektywy.
      Pozdrawiam serdecznie,
      Małgosia

      • Kurczę, a dlaczego Pani tak uważa? Jestem nader dokładny? 😦
        Zawsze tak mam, gdy próbuje coś zrozumieć.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s

%d blogerów lubi to: